Рассматривается программный продукт фирмы "Весь Учёт" (1С:Франчайзи, г. Москва) "Бухгалтерский учет в ТСЖ".

С появлением новой формы управления многоквартирными домами в виде товарищества собственников жилья (ТСЖ) у собственников жилья появилась возможность реально влиять на качество технического обслуживания дома, на благоустройство дворов и подъездов и в некоторой степени на стоимость коммунальных услуг. Качественное техническое обслуживание зависит от правильного выбора поставщика услуг, обустройство территории - во многом от фантазии членов товарищества, но и то и другое имеет свою стоимость и напрямую зависит от готовности жильцов ее оплачивать. Своевременное планирование и обоснованное расходование средств жильцов на то или иное мероприятие позволяют рационально и экономно распоряжаться средствами товарищества.

Для ведения в полном объеме бухгалтерского учета в ТСЖ, а также автоматического расчета квартирной платы и начисления платежей с учетом льгот и субсидий, печати платежных извещений, анализа взаиморасчетов с потребителями и поставщиками услуг фирма «Весь Учет» (1С:Франчайзи, г. Москва) на основе компоненты «Бухгалтерский учет» системы программ «1С:Предприятия 7.7» разработала прикладное решение «Весь Учет: Бухгалтерский учет в ТСЖ». 

При первом внедрении программы разработчики столкнулись с проблемой расчета и обоснования тарифов на техническое обслуживание, на которую обратили их внимание члены правления ТСЖ. 

До внедрения программы составление сметы в товариществе производилось с помощью таблиц Excel. В эти таблицы вводились все статьи затрат, предполагаемые суммы затрат, а также выполнялся расчет тарифов. В то же время, в таблицах не была представлена информация о фактических расходах, и это не позволяло контролировать исполнение сметы. Добавим к этому, что все функции бухгалтерии в товариществе, как правило, исполняются одним бухгалтером. В данных условиях отсутствие автоматизации операций составления смет и учета фактических расходов значительно затрудняло контроль исполнения смет. 

В процессе взаимодействия с заказчиком решение данной проблемы было найдено и реализовано в программе. При этом были учтены следующие требования заказчика, обусловленные спецификой деятельности ТСЖ. 

Хозяйственная деятельность ТСЖ предусматривает обслуживание нескольких категорий потребителей услуг - собственников жилья, арендаторов, владельцев гаражей и других потребителей, при этом состав услуг для каждой категории может отличаться. Стоимость работ по асфальтированию автостоянки около жилого комплекса, например, необходимо распределять между арендаторами и жильцами-автовладельцами. 

В процессе деятельности ТСЖ появляется большое количество статей затрат, расходы по которым должны быть обоснованы, а затем одобрены общим собранием членов ТСЖ. 

Правлению ТСЖ необходимо не только утвердить тариф на ту или иную услугу, но доказать в конце года, что средства были потрачены в установленном объеме по каждой статье затрат, относящейся к услуге. При этом перенос средств с одной статьи затрат на другую не допускается. Например, средства, сэкономленные на покраске забора, нельзя направить на выплату премии бухгалтеру. Суммы перерасхода или экономии по смете прошлого периода, должны быть учтены при планировании расходов и доходов следующего периода. 

На основании этих требований, в программе были реализованы механизмы, позволяющие задавать плановые показатели расходов и доходов по смете, учитывать фактические затраты, контролировать исполнение сметы и выявлять отклонения фактических расходов от плановых в разрезе периодов и статей затрат. 

Для ввода плановых показателей предусмотрен документ «Смета». В данном документе реализован одновременный расчет планового тарифа на услугу для нескольких категорий потребителей услуг. Для каждой категории предусмотрен ввод числового значения параметра, например, площади либо другого параметра, на основании которого происходит расчет доли участия в затратах. В документе отражаются статьи затрат, по которым составляется смета. Для каждой статьи затрат автоматически рассчитывается доля участия каждой категории потребителей, которую, при необходимости, можно скорректировать вручную. Например, при составлении сметы для жилого и нежилого фондов, а также гаражей в услугу «Техобслуживание» включена статья затрат «Обслуживание лифтов». Поскольку все расходы по данной статье должны быть учтены в тарифе для категории потребителей «Жилой фонд», то доля участия в расходах этой категории потребителей будет равна 100%.

В смете предусмотрена возможность постатейной корректировки планируемой суммы годовых затрат с учетом суммы перерасхода или экономии средств в предыдущем периоде. Если в прошлом периоде была получена экономия, то в смете сумма корректировки отображается отрицательной величиной, при перерасходе в прошлом периоде сумма в смете отображается положительной величиной. 

Задавая плановую годовую сумму расходов по каждой статье, бухгалтер видит изменение суммы расходов по каждой категории потребителей помесячно, а также общую сумму расходов за год и плановую ставку тарифа для каждой категории. После ввода всех предполагаемых расходов в документ, бухгалтер распечатывает его и передает собранию членов ТСЖ для утверждения. В результате сметного планирования происходит расчет тарифов на услуги для каждой категории потребителей. Эти тарифы используются при начислении платежей потребителям услуг для покрытия запланированных расходов. 

Отметим, что в программу можно ввести несколько смет. Смета может быть введена как на целый год, так и на несколько месяцев. Предусмотрено отражение плановых затрат как за балансом, так и на балансовом 96 счете «Резервы предстоящих расходов».

Формирование фактических затрат происходит в программе в результате ввода первичных документов поставщиков услуг, при списании материалов и при начислении заработной платы. Затраты в документах относятся на счета 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы». Аналитический учет на 20 счете позволяет вести учет в разрезе категорий потребителей услуг, статей затрат и подразделений. В конце месяца происходит закрытие затратных счетов с помощью документа «Отнесение затрат на смету». При этом затраты 26 счета распределяются пропорционально доле участия в затратах каждой категории потребителей, установленных действующей сметой затрат. Для контроля затрат предусмотрен отчет «Исполнение сметы», в котором помесячно отображаются плановые затраты, фактические затраты и их отклонение от плановых. Таким образом, в программе реализован весь цикл от планирования затрат до контроля за их фактическим исполнением.

Разработчики поддерживают постоянный контакт с пользователями,  отслеживают изменения законодательства и отражают в программе новые требования и изменения. Благодаря этому в настоящее время в программе «Весь Учет: Бухгалтерский учет в ТСЖ» реализованы возможности расчета пени, ведения учета по нескольким индивидуальным приборам учета (счетчикам) и начисление платежей с учетом дней временного отсутствия проживающих. Также в программу добавлены несколько форм платежных извещений, реализован механизм выгрузки в электронном виде сведений о выпадающих доходах (льготах) для предоставления в центр субсидий. 

Гибкие настройки программы «Весь Учет: Бухгалтерский учет в ТСЖ» позволяют легко настроить ее с учетом региональных особенностей. На сегодняшний день программа внедрена в ТСЖ более 70 городов России. Опыт многочисленных внедрений отражен в подробном описании, включающем, в том числе, рубрику «вопрос - ответ», в которой рассматриваются типичные ситуации и практические вопросы ведения учета в ТСЖ.

Программа «Весь Учет: Бухгалтерский учет в ТСЖ» представляет собой конфигурацию системы программ «1С:Предприятие 7.7» и является дополнением к типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7».
Конфигурация «Весь Учет: Бухгалтерский учет в ТСЖ» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

Источник: «Финансовая газета», №50, 2006 г.

Автор: Игнатова Е.А.